Servisní poznámka: příklad. Vytvoření poznámky

Na interních dokumentech organizace, mnohozaměstnanci vědí jen z doslechu - poznámky zaměnitelná s úřední a nesprávně. To porušuje základní funkce těchto dokumentů - oficiální komunikaci uvnitř týmu, což vede k neschopnosti k týmové práci. Proto vyvstává otázka relevantní výkres poznámku své rozdíly a podobnosti s ostatními doklady, projektové dokumentace.

Terminologie

Servisní poznámka je prostředkem komunikace meziúředníků, strukturálních divizí. Někdy je definován jako dokument o výkonu nějaké úlohy / práce, i když může mít jiný znak. Vzorky, které budou popsány v tomto článku, pouze odrážejí možný obsah poznámky.

Oficiálně klasifikátor řízeníDokumenty neobsahují informace o takovém papíru jako o poznámce. Příklad toho, jak jej napsat, není poskytnut, ale to nezbavuje skutečnost, že takový dokument je rozšířen v oblasti práce a práce z mnoha důvodů.

Důvody použití

Poznámky jsou známé jako často používanépodpůrný dokument. Je odpovědná za zajištění komunikace mezi prvky pracovního systému, tj. Zaměstnanců. Proč je takový dokument tak populární? Mnoho pracovních okamžiků může a mělo by být řešeno bez zásahu vedoucích pozic - to dokazuje samostatnost a účinnost oddělení autonomně a jako systém jako celek.

Vlastnosti

Rozdíl od výše uvedeného memorandaje to, že tato skutečnost znamená odvolání vůči vyšším úředníkům a poznámka, jejíž příklad bude uveden níže, tvoří vazbu na horizontální úrovni. Může to být volání správci jiného oddělení nebo vedoucího jiné jednotky. V každém případě, zatímco zmíněné osoby mají rovnocenné posty, můžeme o této poznámce mluvit. Pokud existuje nerovnost, měla by být vypracována poznámka. Některé zde uvedené příklady mohou být nejednoznačné, důvody pro to budou projednány později.

Rozsah služebních poznámek

Obvykle jsou napsány poznámkyposkytování informací, ekonomických, logistických nebo organizačních. Poznámka může často obsahovat požadavek nebo návrh. Každý ze strukturních prvků je obvykle jednou z prioritních témat a koreluje s oblastí, ve které samotný prvek funguje.

Dekorace

Údržba poznámky se provádí stejným způsobem,stejně jako návrh zprávy. V důsledku toho se mění pouze obsah. Registrace úředních poznámek je upravena normou GOST. To vám umožňuje zachovat jednotnost registrace všech dokumentů vedení.

Příklad, jak napsat poznámku:

Informační a technické oddělení (v horní části stránky vlevo).

Vedoucímu bezpečnostní služby (nahoře, na pravé straně) Lyubchenko R. L.

Oficiální poznámka

14.1.2015 № 11

V pátek 17. 09. 2015 bude nahrazena materiálová a technická základna. V tomto ohledu požaduji, aby těmto zaměstnancům organizace PE "AMIR" byl udělen přístup k provedení těchto prací:

1. Andeneko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Vedoucí oddělení (na levé straně) _response_ Antipov RD (na pravé straně)

Návrh poznámky naznačuje typický formát listu - A4.

Výhody

V podstatě analogie řečové zprávy, memo má několik výhod oproti obvyklé pracovní komunikaci:

• uchování v písemné formě;
• oficiální dokumentace;
• pohodlí v případě převodu složitých informací;
• schopnost vysílat jednu zprávu několika osobám najednou.

Logicky následky, které z toho vyplývají:

• příležitost potvrdit / vyvrátit prohlášení;
• jasná formulace úkolu a jasné provedení úkolu;
• včasnost provádění;
• efektivita práce.

Znak

Psaní úřední poznámky může mít následující znak:

• informace (komunikace, oznámení, instruktáž atd.);
• iniciativa (žádost);
• zpravodajství.

Servisní poznámka, jejíž příklad byljak je uvedeno výše, má informativní povahu, jelikož vedoucí jednoho oddělení informuje druhého o nadcházejícím výkonu práce, navíc dává jednoduchý výklad o tom, co musí udělat.

Poslední dvě položky jsou často vedle sebe: memorandum je reakcí na iniciativu (žádost).

Struktura

Zvažte, jak správně psát servisní poznámku podle daného příkladu. Takže tento dokument musí obsahovat:

• požadavek adresáta (v tomto případě vykonával tuto funkci vedoucí bezpečnosti);
• název dokumentu (odpovídající nápis byl bezprostředně před textem);
• datum dokumentu;
• text;
• požadavek a podpis adresáta (vedoucího informačního oddělení).

Text může být dále distribuován po celé struktuře. Je pravda, že je mnohem podmíněnější:

1. První část definuje základ a motiv pro psaní. Servisní poznámka, jejíž vzorek byl uveden výše, vysvětluje žádost v první větě.
2. Druhá část odráží podstatu: v příkladu jde po slovech "ve spojení ...".
3. Třetí část je konečná. Může obsahovat prohlášení o skutečnosti, návrh nebo žádost.

Servisní poznámka, jejíž příklad nám pomáhápochopit pravidla návrhu, spojuje druhou a třetí část do jednoho. Separace se stává výraznější v komplexních poznámkách. Třetí část se nutně objeví v dokumentech odpovědí.

Styling

Přestože pro tento papír je povolen volný formát,stejně jako pro všechny ostatní dokumenty vedení, aby věděli, jak správně napsat oficiální poznámku, je nutné svobodně vyjádřit své myšlenky v obchodním stylu, protože při sestavování jakékoliv dokumentace je to ten, kdo je používá.

Typy

Poznámky nemají jasnou klasifikaci, ale zároveň mohou být rozděleny do druhů.

Existuje například poznámka:

• o nárůstu;
• pro akvizici;
• při zrušení atd.

Každý druh má svou vlastní specifikaci pravopisu. Pro lepší pochopení toho, jak napsat poznámku, budou také uvedeny příklady.

O nárůstu

Servisní poznámka o zvyšování mezdMůže být nezbytné, aby pracovníci, kteří se domnívají, že nedostávají dostatečnou peněžní náhradu za svou práci. Je logické, že se nejprve obrátit na svého šéfa - budou napsat memorandum.

Servisní poznámka tohoto typu je napsána šéfempracovník oddělení ve jménu vedoucího administrativy. Někdy je to také odpovědnost oddělení lidských zdrojů. Pak je zpočátku otázkou komunikačního oddělení zaměstnance, který chce získat vyšší plat, a personálního oddělení. Důvody zvyšování mezd (změny ve výši práce, kvalifikace zaměstnance apod.) Musí nutně obsahovat oficiální poznámku.

Vzorek je uveden níže.

Oddělení účetnictví materiálů

Generální ředitel státního podniku "Agro Darina" Aninikova G. L.

Oficiální poznámka

04/09/2013 č. 45

Petrohrad

Na zvýšení mzdy Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna pracuje v PE "Agro"Darina "od 4. března 2011 v pozici předního specialisty oddělení účetnictví hmotného majetku. Je kvalifikovaným mistrem svého řemesla a vykazuje vysokou produktivitu práce, přesné, povinné a výkonné. Během své práce jsem nedostal ani jedno disciplinární trest. V souvislosti s výše uvedeným jsem vás požádal o zvýšení platu Furmanetů Galiny Viktorovové z 23 000 rublů na 25 000 rublů.

Vedoucí oddělení účetnictví materiálových prostředků Signature_Galkin S.A.

Zvýšení neznamená pouze zvýšení odměny za práci, ale také může znamenat přesun na vyšší pozici. Kancelářskou poznámku o propagaci je také napsána vedoucím oddělení.

To je důležitá poznámka: stejná poznámka služby řediteli, tedy poznámka podřízené k hlavě, se považuje za zprávu.

Vedoucí oddělení může doporučit zvýšení podřízeného na základě:

• zlepšení jeho kvalifikace;
• vysokoškolské vzdělání (první / druhé);
• zkušenosti a pracovní zkušenosti;
• pro vynikající služby.

Důvody by měly být uvedeny přímo v poznámce. Například další.

Oddělení materiálové a technické podpory

Generálnímu řediteli PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

Oficiální poznámka

19.1.2001 č. 15

Moskvě

Na vzestupu postu Belousova Yu O.

Belousova Julia Olegovna pracuje v PP "Netflix"od 7. ledna 1999 jako správce logistického oddělení. Je kvalifikovaným odborníkem v oboru. Zaměstnanec je výkonný a zodpovědný, má vysokou pracovní schopnost a vytrvalost ve stresových situacích. 15. února 2001 získal magisterský titul v oblasti účetnictví a auditu. V souvislosti s tím doporučuji, aby se Julia Belousová stala vedoucím správcem.

Vedoucí katedry materiálové a technické podpory - podpis Elininina P.L.

Koupit

V rámci nákupu se rozumí oprava nebo výměna jakéhokoli zařízení. Kancelářskou evidenci akvizice vydává oddělení, které potřebuje aktualizovat materiální a technickou základnu.

Servisní poznámka, která je uvedena níže, byla připravena na nákup počítače.

Oddělení lidských zdrojů

Vedoucí IT oddělení OOO "Epam" Penkov DM

Oficiální poznámka

11/12/2009 č. 4

Charkov

O opravě (výměně) počítače

Chtěla bych vás informovat, že od 6. listopadu 2009 zaměstnanec oddělení lidských zdrojů Mashkina Tatyana Evgenievna, senior správce, pravidelně narazí na svůj osobní počítač.

V souvislosti s výše uvedeným důvodem, prosím, opravte nebo vyměňte tento počítač co nejdříve.

Vedoucí personálního oddělení _signature_ Chistenko V.T.

Dovolená

Dovolená poznámka zde neznamená dovolenoupocit, že jde o zasloužený odpočinek, a volání zaměstnance z dovolené, je napsán vedoucím oddělení, v němž je uveden příslušný zaměstnanec. Označuje důvod odvolání. Dokument je předán vedoucímu společnosti / organizace, který musí následně napsat odpověď - souhlas nebo odmítnutí.

Následuje příklad takové poznámky s odpovědí.

Nevadí mi to

Personální oddělení pro přípravu potřebných dokumentů__Sergei 21.3.2014

Generálnímu řediteli společnosti PE "Aukro" Sergey V.P.

Oficiální poznámka

03/21/2014 č. 1

Vezmeme-li v úvahu nemoc Tatyany Morozové, vedoucí účetní oddělení účetnictví a auditu, navrhuji účetní Pavel Matveichuk z dovolené 22. března 2014.

Vedoucí oddělení účetnictví a auditu _signature_ Marinina R.A.

Je třeba poznamenat, že kromě psaní a přijímáníUsnesení o memorandu je stále požadováno pro získání souhlasu zaměstnance za odstoupení od dovolené. Musí být také formálně zdokumentováno. Memo je proto pouze první etapou tohoto procesu.

O bonusech

Servisní poznámka k bonusům je napsána, kdyžhlavu chce povzbudit zaměstnance k produktivní práci. Z pohledu zaměstnance je bonusový proces jednoduchý, protože šéf, zvláště pokud organizace nemá bonusové prostředky a raději bez nich dělá, je mnohem náročnější na práci. Ale v každém případě bude jednou z etap tohoto procesu psaní oficiální poznámky.

Nejprve je třeba studovat specifikacipodniky v tomto ohledu - každá společnost má své vlastní bonusové podmínky. Mohou to být specifické případy, kdy zaměstnanec nemůže být odměněn (disciplinární akce, správní delikty atd.), Zdroje pojistného a podobně. Po pečlivém studiu můžete pokračovat přímo k psaní.

Servisní poznámka k zadání by měla býtmusí obsahovat důvody, proč vedoucí oddělení věří, že by měl být zaměstnanec povzbuzován. Pokud má bonusové ustanovení jasné body, v nichž je naznačena motivace pro to, co má být uvedeno, je proces mnohem jednodušší. Vedoucí musí pouze informovat ředitele o splnění těchto a podobných a podobných bodů. Pak je to oznámení. V jiném případě vedoucí oddělení pouze navrhuje povzbudit zaměstnance a sám stanoví výši bonusu - znovu, vzhledem k systému materiálních pobídek pro organizaci.

Je zajímavé, že poznámky o bonusyčasto se odkazuje na zprávu - protože jsou psány jménem vyššího stupně. Podobná dilema také vznikají s poznámkami o odvolání z dovolené, zvýšení atd.

Odpisování

Servisní poznámky o odpisu materiálunezbytné, pokud vlastnost je zkažené nebo materiální a technické základny je zastaralá. Tento typ dokumentu je úzce spojena s poznámkami na pořízení a je podobný ve specifikaci: například, podobně zapíše poznámku k vedoucímu výše uvedeného problému oddělení, které pracuje s poškozeného majetku (jako v příkladu o počítači: odvolání šel na oddělení informací).

Níže je ukázka takové poznámky.

Oddělení informačních technologií

Vedoucímu oddělení kontroly a auditu LLC "Troyanda" Sukhorukov D.

Oficiální poznámka

01/22/2006 č. 42

Kyjev

Při odpojení počítače

Ráda bych vás informovala, že prozatímelektronický počítač, který vlastní oddělení informačních technologií, je zastaralý a není schopen vypočítat dostatečné kapacity pro plné fungování tohoto oddělení.

V souvislosti s výše uvedeným důvodem vás žádám, abyste zrušil výše uvedený stav jako zastaralý a oznámte oddělení nákupu potřebu doplnit materiál a technickou základnu.

Vedoucí informačního a technického oddělení _signature_ Chashchenko V.T.

Separace servisních poznámek podle typu

Všechny výše uvedené příklady lze rozdělit na dva typy:

• poznámku o zaměstnance, řediteli;
• poznámku k jakémukoli oddělení.

Pokud jde o dilema, kterou představuje první bod,již zmíněno v tomto článku. Navzdory skutečnosti, že informace, jak psát oficiální poznámku řediteli, je spousta, stejně jako příklady a ukázky psaní, v podstatě to není úplně pravda. Takový princip lze uplatnit pouze v podnikových organizacích, kde jsou všechny útvary stejné a neexistuje žádný vedoucí důstojník. Pak psaní poznámek mezi odděleními se automaticky stává oficiální, nehlášené. Ve všech ostatních případech se důrazně doporučuje, aby při psaní poznámek o odvolání zaměstnance z dovolené, jeho bonusů, propuštění, propagace v úřadu použil název dokumentu "Memorandum". Jiné požadavky na psaní zůstávají stejné.

Servisní poznámky k oddělením zahrnují všechnyzbývající vzorky - při odepsání, při akvizici atd. Poskytují správnější představu o podstatě úředních poznámek: komunikace mezi rovnocennými odděleními, která nevyžaduje zásah managementu.

Skladování

Servisní poznámky přímo vztahující se k jednotlivým zaměstnancům jsou uloženy ve svých osobních spisech. Všechny ostatní jsou zasílány do archivu firmy.

Originální memorandum může být zapotřebí při kontrole organizace vyššími orgány: poskytují podrobné informace o interních činnostech firmy, interakci konstrukčních prvků.

Také úřední poznámky, jako úřední dokumenty, mohou být důkazem nebo vyvrácením v řízení.

Stejně jako jiné podpůrné dokumenty, poznámky lze považovat za jakýsi doplněk k záznamům zahraniční firmy.

Časté používání kancelářských poznámek slouží jako kritérium pro posouzení obecné nálady firmy a jejích zaměstnanců pro sociology, obchodníky a psychology dělnické organizace kádrů.

Polovina podnikání, napůl freestylekompilace servisních poznámek jasně odráží situační vztahy v pracovním kolektivu. Zvláště zajímavá dokumentace není mezi jednotlivými odděleními, ale mezi konkrétními zaměstnanci oddělení - je méně častá a proto viditelnější.