Tajná kancelářská práce: organizace a pravidla podnikání

Od této chvíle je tajná administrativní práce výsadounejen státní orgány. Dokumenty s razítkem tajnosti jsou dnes téměř v každé velké obchodní organizaci. Tento článek vám řekne všechno o správné správě tajné dokumentace.

Pojem tajemství při vedení záznamů

Jakákoliv práce, tak či onakspojený s tajnou nebo tajnou dokumentací, vždy sama o sobě nese řadu potíží, problémů a rizik. Jaký je důvod pro to? Existuje mnoho důvodů, mezi které patří základní banální neschopnost kompetentně pracovat s cennými papíry s klasifikací utajení.

Za prvé by to rozhodloobecně je tajemstvím. Tajemství má několik významů. Je třeba vzít v úvahu nejběžnější definici, pak by se s tímto pojmem mělo zacházet jako s nějakým druhem informací, které jsou k dispozici pouze omezenému okruhu lidí. Tajemství nesmí být zpřístupněno, musí být tajné. Zpravidla se tajemství brzy ztratí a informace se stanou k dispozici velkému množství lidí. Proto se zbytečné organizování správy tajných záznamů.

Bezpečnostní pozdravy

V současné době má tajnost několikzákladní typy. Pokud se jedná o tajnou kancelářskou práci, která je spojena se státními záležitostmi, jsou všechny dokumenty rozděleny do tří hlavních typů:

• zvláštní význam;
• tajné tajemství;
• oficiální použití.

Tato klasifikace je stanovena zvláštním federálním zákonem ze dne 21. července 1993 "o státní tajemství". Co je každý z výše uvedených supi?

Barva "zvláštního významu" představuje to samévysoký stupeň utajení. Samozřejmě, že takový stav nelze získat každým dokumentem. Takže v případě odhalení hmatníku, který má zvláštní význam, může dojít ke značnému poškození státu nebo skupiny lidí. Z tohoto důvodu je ochrana těchto dokumentů vhodná.

Také je přiděleno tajné tajemstvídokumenty obsahující státní tajemství. Přísná regulace při řešení těchto typů cenných papírů je v tomto případě charakteristickým rysem.

Griffon "obchodní použití" neposkytujeDokumenty mají zvláštní tajemství, ale výrazně omezují jejich používání. Takováto tajná kancelářská práce je zpravidla založena v obchodních strukturách.

Pořadí klasifikace

Pořadí klasifikace také stanoví federální zákon o státě. tajné, pojmenované výše. Podle tohoto dokumentu může tajemství, které je předmětem státu, zahrnovat:

• informace o vojenské oblasti;
• informace o ekonomice, technologii nebo vědě;
• informace o zahraniční politice nebo hospodářských oblastech;
• informace o kontrarozvědkách, operačních nebo vyšetřovacích činnostech, o protiteroristické politice atd.

Jak mají být dokumenty klasifikovány? Hlavní věc, kterou stojí za zmínku, je dostupnost speciálně autorizovaných odborníků. Osoby s určitou kvalifikací se zabývají rozvojem bezpečného skladování některých cenných papírů. Je vybrána nejvhodnější klasifikace utajení, podle které se provádí další práce. Ve skutečnosti je tajné vedení záznamů obrovskou sférou se svými zaměstnanci a manažery.

Systémový princip definování utajení

Pro nejvhodnější definici stupněje nutné pravidelně uplatňovat zvláštní zásady. Dále budeme hovořit o samotné podobě definice tajemství při vedení záznamů - principu systemického. Co to je?

Hlavním rysem systémového přístupu je zvláštnípozornost k problematice utajení obecně. Jeho hlavním úkolem je zachovat dva vzájemně se ovlivňující trendy: na jedné straně zabránit šíření důležitých informací; na druhou stranu, vyhýbejte se masovému utajení a výsledným problémům.

Jak to tajemstvíkancelářské práce? Zde jsou hlavními dvěma mechanismy: nadhodnocování a podhodnocení krku utajení. Nadhodnocení výrazně snižuje možnost výměny potřebných informací, podhodnocení poněkud oslabuje tento proces.

Další principy

Jaké další zásady a pravidla tajemstvíkancelářské práce lze rozlišit? Navíc k systematickému je třeba také poznamenat objektivitu. Jaký je ten bod? Pokud dáte stručný popis, zní to takto: při práci s tajnou dokumentací nelze řídit různými druhy subjektivních názorů a předpokladů. Musí existovat určitý seznam pravidel, podle nichž budou vyvinuta všechna nezbytná opatření.

Zásada optimalizace je další neodcizitelnáprvkem tajné kancelářské práce. Jeho hlavním bodem je, že nejmenším množstvím dat v utajovaných dokumentech je nejlepší a optimální řešení. Nadměrné informace budou pouze v rozporu s potřebnou úrovní zabezpečení.

Principem pravidelné kontroly je neustálé sledování tajné dokumentace.

O zavedení změn utajovaných dokumentů

Jak již bylo zmíněno, stupeň utajenínebo jiný dokument je určen podle zvláštního seznamu informací. Po klasifikaci jsou dokumenty klasifikovány a zasílány k úschově. Je možné tyto dokumenty změnit?

Pokyn o tajném vedení záznamů,který obsahuje federální zákon o státě. tajemství, určuje řadu objektivních situací a okolností, podle nichž mohou být dokumenty revidovány v různé míře. Je však třeba poznamenat, že lhůta pro odtajnění nebo změnu dokumentace by neměla přesáhnout 30 let. Výjimkou je rozhodnutí zvláštní mezirezortní komise. Stejně jako v případě utajení, práce na odstranění nebo snížení klasifikačních supů provádí zvláštní, oprávněná skupina jednotlivců.

Zničení tajných dokumentů

Rozhodnutí zničit toto nebo toto tajemstvíDokument závisí na bezpečnostní známce, která mu byla uložena. Pokud je lišta označena zvláštním významem nebo dokonalým tajemstvím, všechny záležitosti jsou vyřešeny interdepartmentální komisí. Pokud jde o obchodní tajemství, tajnou dokumentaci podniku, je nutné svolat zvláštní odbornou komisi a vedoucí pracovníky. Bude řešit organizační problémy a vedení by mělo dát povolení.

Proces zničení se zpravidla provádí vsestávající ze tří nebo více osob. Papír je zničen pomocí speciálních strojů - strojů na zpracování papíru. Měl by být vyznačen v registračních formulářích, které určují záznam dokumentace. Je třeba také poznamenat, že zničení utajované dokumentace by mělo probíhat souběžně se zničením vnitřní inventury.

Pravidla vedení tajné kancelářské práce

Dále budeme hovořit o tajné dokumentaci firemnebo jiných obchodních struktur. Při práci s tajnými dokumenty je třeba vzít v úvahu několik základních pravidel a požadavků. Stojí za zmínku nejdůležitější body:

• Je nutné dodržovat nejpřísnější kontrolu přístupu neoprávněných osob k dokumentům. Jedná se o personál. Bezpečnost by měla být vytvořena prostřednictvím bezpečnostních nebo bezpečnostních služeb.
• Je třeba přesně určit osoby, které mají právo pracovat s tajnou dokumentací. Proto by jim měly být uděleny zvláštní pravomoci.
• Měla by být vytvořena jasná instrukce (poznámka) pro práci s tajnou dokumentací. Všechna další práce by měla být organizována v přísném souladu s ním.
• Zaměstnanci musí mít dohodu o nezveřejnění obchodního a průmyslového tajemství.
• Musí existovat trvalý materiálstimulace osob s právem na přístup k utajované dokumentaci. Konkrétně musí být každý specializovaný tajný záznam pod osobním dohledem vedení.

Toto jsou všechny základní pravidla, které musíte dodržovat při práci s tajnými nebo tajnými dokumenty.

Povinnosti specialistů na tajné dokumenty

Povinnosti zaměstnanců přijatých k prácitajná administrativní práce v každém podniku jsou různé. V žádném případě neexistuje jediný pokyn k práci s tajnou dokumentací. Je však stále možné identifikovat nejčastější a nejčastější body, které si každý zaměstnanec, který se zabývá tajnými dokumenty, pamatuje. Zejména mluvíme o tom, že:

• Zaměstnanec je osobně odpovědný za uchovávání, úschovu nebo úpravu dokumentů.
• Zaměstnanec musí být ostražitý, zodpovědný a ohleduplný. Jakékoli pokusy neoprávněných osob o přístup k dokumentaci musí být okamžitě zastaveny.
• Zaměstnanec musí vědět a dodržovat ustanovení pokynů pro práci s tajnými dokumenty.

Kromě toho je třeba zdůraznit, co je odborník zakázán. Patří sem:

• zprávy na jakékoli tajné informace třetí strany;
• odstranění, přepravu nebo úpravu dokumentace bez znalosti vedení;
• seznámení s dokumentací týkající se otázek, které nejsou zahrnuty v chování zaměstnance;
• zničení dokumentů bez znalosti vedení.

Vzhled tajné dokumentace

Stojí za to dát nejobecnější informace o tom, jak by měl vypadat obálka tajných dokumentů. Téměř každé oddělení tajné evidence záznamů stanoví následující normy:

• pravý horní roh je klasifikací tajemství;
• pod krkem - číslo inventáře;
• doklady s razítkem dokonalého tajemství musí mít červený řádek z pravého horního rohu;
• Listy musí být očíslovány a navlečeny.

Samozřejmě existuje mnoho dalších požadavků na tento druh cenných papírů. Výše uvedené body se však týkají téměř všech forem tajných dokumentů.