Dokumentování. Jak správně šit dokumenty?

Než začnete pracovat s dokumentací, potřebujete nejvícedůkladné seznámení s velkým počtem nezbytných pokynů týkajících se problematiky oběhu dokumentů a správy záznamů. Tyto standardy jsou poměrně složité a obsahují velké množství všech druhů malých detailů a nuancí. Jak šifrovat dokumenty do rohu? Co obsahuje přiložený inventář? Je možné podávat účetní doklady s termovazivním strojem? Počáteční úředník má něco zlomit hlavu.

Triviální podnikání?

Na první pohled jde o postup pro podání případu auvedení do archivu je poměrně jednoduché, ale praxe ukazuje opak. V případě porušení pravidel vedení záznamů tato instituce odmítne přijmout předávaný dokument a budete muset znovu začít pracovat. Pokud se takové situace již ve vašem životě vyskytly, přečtěte si náš článek - pokusíme se tento problém pochopit.

Proč podávají dokumenty? Existují normy, které řídí tento postup? Ano, a existuje mnoho z nich. Jedná se především o metodická doporučení pro správu záznamů, která byla schválena v prosinci 2009 na základě objednávky společnosti Rosarkhiv. Na druhém místě - o GOST R 51141, věnovaný archivnictví a vedení záznamů a obsahující všechny potřebné definice a pojmy. Kromě toho existují další právní normy, podle nichž je dokumentace šitá.

Začněme s krytem

Pokud divadlo začíná závěsem, pak nášpostup - ne jinak než z krytu. A výběr karton "kůra" - jeden z prvních úkolů v procesu "balení" dokumentu. Na první pohled nenajdete rozdíl mezi mnoha existujícími odrůdami. Ale pokud jste se dívali úzce, pochopíte, že kryty jsou standardní, nestandardní a také se používají pro dlouhodobé ukládání.

Nejčastěji najdete standardní krytformát je 229x324 mm. Používá se ve všech případech, kdy jsou šity standardní velikosti šité. Pokud má dokument z jistých důvodů spíše specifický vzhled a parametry, vyžaduje se neštandardní verze krytu. Poslední typ se týká dokumentu, ve kterém budou dokumenty uloženy po dobu 25 let nebo déle.

Podle právních předpisů jsou tyto krytyjsou vyráběny pouze z pevné lepenky v souvislosti s významnou pracovní dobou. Je třeba přijmout opatření k zachování správného typu dokumentu a jeho vhodnosti k použití po velmi vážném časovém intervalu. Dokumenty určené k doručení do státního archivu jsou uloženy v obalech vyrobených z takového materiálu, jako je bezlepková lepenka.

Promluvme si o číslování listů

Před řádným podáním dokumentůvlákno, musí být všechny uloženy ve správném pořadí. Poté se postup číslování provádí jednoduchou jednoduchou tužkou. Hlavním pravidlem je číslování listů, nikoliv stránek dokumentu. Arabské číslo je umístěno na každém listu v pravém horním rohu. Současně naše značky nejsou povinny "procházet" do textu. Obecné číslování listů nezahrnuje soupis dokumentů.

Co nuance existují v číslování? Pokud počet dokumentů, které mají být přiřazeny, obsahuje dopis nebo několik z nich, nejprve se obálka očísluje a potom střídavě - každý z listů v ní obsažených. Pokud je počet příchozích jednotek větší než 250, je obvykle rozděleno na několik svazků. Každá z nich má své vlastní číslování.

Uvnitř archivního souboru může býtdokumenty, které mají své vlastní samostatné číslování stránek, například publikování periodik. Ale vkládání případu do archivu jsou mezi jinými očíslovány, aniž by došlo k narušení obecného pořádku.

Pokud má přiložený list velký formát, je jehoje obvyklé rozvinout a umístit číslo vpravo v horním rohu. Mělo by být umožněno volný přístup k textu. Pokud jsou na některém z listů připojeny oddělené fragmenty s nemožností jejich odpojení, celý daný svazek je očíslován jako jeden. Vždy je třeba inventarizovat každý z lepených kusů, který se provádí na zadní straně nebo na volném prostoru. Odkaz na vložený dokument musí být uveden v nápisu nebo v poznámkách k obecnému inventáři s uvedením názvu. Nejčastěji takové investice na volné noze jsou kontroly, výtažky nebo fotografie.

Oprava chyb a inventarizace dokumentů

V případě některýchne příliš závažná chyba (například chybějící pár listů), namísto přečíslování celého pole můžete znovu použít označení písmen. Čísla na ostatních stránkách se však nemění. Odstranění těchto chyb je možné pouze po dohodě s pracovníky archivu. Pokud jsou nalezeny hrubé chyby, dokument by měl být znovu očíslován. Stará čísla vykrývají co možná nejdůvěrněji a přidávají nová čísla. V tomto případě je obnovení číslování opět potvrzeno doslovným nápisem.

Bez inventáře neobdržíte žádnou archivní činnost. Informace obsažené v něm, název dokumentu, data kreslení, anotace a přímo tabulkou pořadová čísla listů, počet bankovek a (v případě potřeby). Skončí s informacemi o počtu dokumentů ve formě čísla, které jsou duplikovány slovy, pak je vše zapečetěno podpisem úředníka s dešifrováním jména.

Jak správně vyšívat dokumenty s vlákny

Začátek postupu zesítění,ujistěte se, že všechny potřebné materiály a nástroje jsou na dosah ruky. Kromě skutečné práce budete potřebovat také šálku, jehlu, lepenku pro podávání dokumentů a speciální podprocesy. Vzhledem k tomu, že jsou zásobeny bankovním povrchem, zadním nebo propíchnutým závitem L-210. Druhá odrůda se používá pro kancelářskou práci častěji.

Na začátku práceklipy a další kovové předměty, pak jsou listy spisu přeloženy do vyrovnané nohy. Na levé straně v prostoru pole se dělají tři otvory s jehlou nebo šroubem. Umístění je nejlépe uprostřed volného prostoru, který má být vlevo pro odsazení, tj. Ve vzdálenosti asi jeden a půl centimetru. Tato poznámka je důležitá, protože jinak bude obtížné je číst po podání dokumentů.

Tipy pro pohodlí

Pokud jsou hladké okraje otvorů pro vászásadního významu, vezměte punč. Ale nezapomeňte, že příliš mnoho listů je pro něj příliš těžké. Ujistěte se, že všechny tři otvory jsou rovnoměrně rozmístěné a rozmístěné asi 3 cm od sebe. Středový díl by měl spadat uprostřed stránky.

Zabránit poškození titulní stránky aKolaps podniku je často doporučován přední a zadní částí molu na místě s kartonovými proužky. Běží se vlákno. Obvyklá velikost je 70 cm, ale v každém případě závisí na tloušťce stohu.

Jak stetit 3 otvory

Uveďte obsah algoritmu pro takové podánídokumenty. Za prvé, jehla prochází středem otvorů, přičemž konec nitě zůstává na spodní straně. Pak byste ho měli dát do horní části otvorů. Výsledkem je, že oba jeho konce jsou umístěny na přelomu stohu vrtaných listů. Jehla je vytažena skrz spodní díry a závit na přední straně. Potom jehlu opět zasuňte do středního otvoru. Náš závit byl tažen všemi potřebnými otvory, po nichž jsou oba jeho konce upevněny na zadní straně dokumentu silným uzlem. Hroty jsou asi 5 cm dlouhé.

Přímo na uzlu je papír nalepen verbálním nápisem. Níže uvažujeme technologii její výroby.

Dokument lze šit 4 otvory. Jak to udělat? Postup není vůbec komplikovaný. Čtyři otvory protínají svisle symetricky s uspořádáním na jedné ose. Když opustíme ocas ze zadní části prvního otvoru, očistíme stehy a potom uzel připojíme stejným způsobem, jak je popsáno výše. Firmware musí být duplikován dvakrát, aby byla zajištěna pevnost a spolehlivost.

Dopis o věrohodnosti

Další krok po číslování a firmwaru -dodáním naší věci verbálním nápisem. Co to je? Tato nálepka má rozměr 4x6 cm s textem "Šité a očíslované ... listy" (jejich číslo je uvedeno jak na obrázku, tak ve slovech). Dále je uvedena pozice zaměstnance, který podal dokument s datem a osobním podpisem. Je-li schválení požadováno utěsněním, musí být to také uvedeno. Nápis je vložen nad uzel, který jsme pleteli, jehož konce musí zůstat volné. Podpis je uveden na konci celého postupu, když je lepidlo již suché. To je děláno, aby se zabránilo jeho šíření. Tisk (pokud je k dispozici) je umístěn na listu, částečně na samotném nápisu.

A až poté, co je kufřík sešit, číslován, zapečetěn podpisem a razítkem, může být zaslán do archivu.

Postoj k doslovnému nápisu musí býtvážné a pozorné. Právě ona je dokladem důkazu nedotknutelnosti případu. V případě porušení jeho bezúhonnosti nebo zaujatosti nemůže být dokument přijat kontrolními orgány, nebo může být napaden soudem.

Co a proč jsme šití

Všechny dokumenty musí být spojeny dohromady,s výhradou odevzdání do archivu nebo do některého z kontrolních orgánů, jimž náleží daňová kontrola, penzijní fond a mnoho dalších. Nemůžete položit dokumenty lepené dohromady nebo sešité pomocí sešívačky. Jak již bylo zmíněno, v případě odhalení nesrovnalostí s normami vedení záznamů jednoduše to nepřijmete.

Takový postup je hlavnědokumenty o personálním obsazení a účetnictví. Ty z nich, papírování, které dokončily, o rok později, aby byly uloženy v archivech organizace nebo podniku. Ve zvláštních archivních zařízeních jsou převedeny případy s právními retenčními dobami. Je určen zákonem v závislosti na typu dokumentu. Například nejméně 75 let je zapotřebí k uložení notářských záznamů, knih ekonomického účetnictví a dokladů s informacemi o personálu.

Životnost designérských výkresů je hodněméně - pouze 20 let. Fotodokumentace je po dobu 5 let. Archivní instituce podléhají odkoupení podniků, jak veřejných, tak soukromých podniků. Současně je úkolem jakékoli nestátní struktury uzavření smlouvy s Federální archivární službou o tomto.

Je třeba si uvědomit, že právo na vkládání dokumentůpouze zaměstnanec, který má tuto povinnost, je zapsán do popisu práce. V případě špatného propojení dokumentů na vás čekají určité sankce, zejména v případě změn nebo nedostatků některých důležitých listů.

Vraťme se k technologiím vazeb

Metody zesítění popsané výše jsou vhodné jak proarchivu a pro kontrolu daní. Podávání účetních dokladů, uložených po dlouhou dobu (více než 10 let), by však mělo být zvláště silné - častěji na 5 jamkách. Ověřovací nápis se provádí na speciálním papírovém papíru, aby bylo jasně vidět uzel pod štítkem a nebyla pochyb o bezúhonnosti dokumentu.

Pokud v kancelářském prostředí jsou děrované otvorykonvenční papírenské razníky, pak je-li to nutné, aby bylo možné vyrobit velké množství papírové dokumentace (například v tiskárnách), používejte profesionální zařízení ve formě strojů pro vrtání papíru nebo vazných strojů. Takové mechanismy mají vážnou kapacitu a mohou být ručně nebo elektricky ovládané.

Strojní mechanismus

Jádrem těchto systémů nebo strojů je klasikametoda pomocí pružin. Takový vazný stroj je vybaven děrovacím zařízením. Dalším mechanismem je umístit dokument na pružinu vyrobenou z plastu, po níž se na spodní a horní část jednotky přidávají kartonové nebo plastové kryty.

Výhodou vazného stroje jemožnost připojení velmi objemných dokumentů. Tloušťka bloku může dosáhnout až 500 stránek. A také - možnost odstranit nebo přidat stránky a listy do již prokládaného dokumentu. Nevýhody jsou poměrně vážná práce a ne příliš vysoká síla.

Pokud je vázací stroj pro podání dokumentůopatřeny kovovými pružinami, který je nastaven na určitou kroku a děrovaných otvorů, v tomto pořadí, k tomu, papírové bloky se nosí na pružné pružinové oceli, který se potom slisuje a zamčené. Výhody zařízení s kovovými pružinami - další reprezentativní konečné podobě a lepší spolehlivosti ve srovnání s vazebnou plastových pružin. Nemůžete však vkládat ani odstraňovat listy bez poškození.

Kromě pramenů existují i ​​zařízeníprincipu vazby na plastový hřeben, jehož zuby jsou zvlněné. Existuje také vazba na spirálu, kterou známe z kalendářních kalendářů, notebooků a deníků. Po perforování otvorů v nich, spirálový vítr (3-4 otočí ručně, zbytek automaticky).

Pokrok nezastaví

Co je termální vazba? Jedná se o moderní stroj pro podávání dokumentů, které mohou být rychle a jejich neoddělitelné spojení. S termoperepletnyh stroj může splnit velké množství materiálů, jakož i sestavit jednotlivé kopie. Tato možnost je vhodná zejména pro zasílání zpráv, smluv a propagačních materiálů.

Stroj pracuje pro tento typ vazbypoužití tepelných trhlin a tepelných desek s různými barvami a velikostem. V závislosti na počtu listů skříně se vybere termální kryt určité tloušťky, pak se vše v aparatuře shromáždí. Vnitřní část konce krytu je rozmazána vrstvou polymerního lepidla. Stroj je vybaven topným tělesem, díky kterému je tento polymer roztaven a všechny listy jsou připájeny do horké vrstvy.