Jak je sestaven záznam o setkání pracovní skupiny?
Kancelářská práce v každém podniku(organizace) zajišťuje vytvoření, řádnou registraci a evidenci potřebných dokumentů. Tato funkce se obvykle vztahuje na povinnosti tajemníka nebo jednoho z personálu personální služby. Mezi další dokumenty je protokol považován za jeden z nejdůležitějších organizačních a administrativních dokumentů. Jak a pro co se to dělá? Odpovězte na tyto otázky postupně.
Uspořádání schůze a příprava zápisu
Prakticky protokol (schůzky, schůzky,schůze, konference, seminář) je dokument, který odráží posloupnost diskuse o zvažovaných otázkách, stanovených rozhodnutích a lhůtách pro jejich provedení. Záznam o zasedání pracovní skupiny je obvykle veden tajemníkem schůze. Poté ji nakreslí a předá jej předsedovi k podpisu. Mechanismus celého postupu pro uspořádání a uspořádání setkání je poměrně jednoduchý. Nejprve musíte provést přípravné práce. Tajemnice se to zabývá. Musí:
- Koordinujte program s vedením. Několik otázek se obvykle diskutuje. Tajemník určuje pořadí jejich diskuse, přičemž bere v úvahu schválené předpisy. Poté je v pořadu jednání nutné seznámit všechny účastníky schůze a pozvané osoby.
- Připravte registrační list. Tento dokument dělá sekretářka, aby následně zapsal do záznamu počet účastníků.
- Distribuujte abstrakty mezi účastníkyprojevy a referenční literatura (grafy, tabulky, ekonomické výpočty). Sekretář by měl replikovat dostupné dokumenty a distribuovat je všem přítomným.
- Uchovávejte podrobný přehled o průběhu schůzky.
- Správně vypracuje protokol o setkání pracovní skupiny na konci schůze a přenese ji pro seznámení a schválení předsedy (vedoucího podniku).
Takový dokument je vypracován v souladu se zadanou GOST. Záznam schůze pracovního kolektivu, stejně jako kterýkoli jiný, se skládá z několika částí:
1. Záhlaví. Obsahuje:
- název organizace (JSC "Himplast");
- typ (název) dokumentu ("protokol");
- datum a číslo;
- místo konání schůze (vypracování protokolu);
- ("Sbírky pracovního kolektivu").
2. Úvodní slovo. Zde je uvedeno: Jméno předsedy schůze, jeho sekretářka, stejně jako přítomní a pozvaní. Například:
Předseda - Mikhailov SM
Tajemník - Ivanov II
Současnost: Sidorov A.R., Koshkin S.T.
Pozvání: ředitel společnosti OOO "Rus" Petrov NK, obchodní ředitel společnosti "Barva" Semenov TD
Pokud je počet zaměstnanců přítomných v hale více než 15 osob, pouze jejich celkový počet je zaznamenán na základě registračního listu.
3. Hlavní. Nutně obsahuje 3 komponenty:
- komu "poslouchal";
- na schůzce "Vystoupené řeči";
- že nakonec "Rozhodl" ("Vyřešeno").
4. Registrace. Protokol o shromáždění pracovní skupiny končí podpisy předsedy a tajemníka, které označují FIO a místo.
Zpracování všech záznamů obvykle trváčas, ale ne více než 5 dní. Po podpisu protokolu schůze pracovního kolektivu je plná právní síla. Pak je třeba upozornit všechny členy týmu. Chcete-li to provést, vytvořte jej kopii a předávejte jej zaměstnancům spolu s kontrolním listem.
Různé možnosti
Zpracování zápisu z jednání pracovní skupiny,sekretářka výběrového řízení se rozhodne nezávisle. Pokud agenda obsahuje otázky týkající se zřízení různých komisí a schválení jejich složení, bude správnější měnit hlavní část. Logičtější a srozumitelnější verze bude obsahovat následující části:
- "Nabírali, že budou volit";
- "Hlasoval: pro, proti, zdržel se";
- "Bylo přijato rozhodnutí".
V této podobě bude více vidět podstata voleb a postup pro projednávání kandidátů. Zbytek dokumentu může zůstat nezměněn.
V úzkém kruhu
Můžete zvážit příklad protokolu schůzkyPracovní kolektiv, na kterém jsou přítomni pouze zaměstnanci podniku. V tomto případě není třeba označovat "pozvané" osoby a tato položka je jednoduše zrušena. A pokud se na tomto setkání uvažuje pouze jedna otázka, dokument se provede ve zjednodušené verzi. Chcete-li se seznámit, není potřeba distribuovat kopie všem přítomným. V tomto případě může být úkol zjednodušen. Sekretář může provést výpis z protokolu a poslat ho na vývěsku. Tam se výsledky setkání mohou seznámit všichni zainteresovaní členové kolektivu, včetně těch, kteří je nemohli osobně navštěvovat. Takový doklad bude úplnou kopií původního dokumentu s výjimkou podpisu předsedy. Namísto toho bude mít ověřovací nápis od tajemníka.